Organiser un voyage d’affaires

Définition du voyage d’affaires

Un voyage d’affaires est un déplacement professionnel individuel ou en groupe qui a lieu en dehors de son domicile, de son espace de travail ou entreprise habituelle. Les déplacements professionnels permettent de rencontrer des prospects, collaborateurs, fournisseurs ou clients.

Comment bien organiser un voyage d’affaires ?

Vous devez partir à la rencontre de clients ou collaborateurs pendant quelques jours ? Vous vous demandez comment organiser votre déplacement professionnel ?

Voici quelques conseils pour vous aider au bon déroulement de votre déplacement.

Tout d’abord, penser à établir le planning de votre déplacement. Fixez un maximum de rendez-vous avec vos clients, prospect ou collaborateur afin d’optimiser votre déplacement et votre temps sur place lors de votre voyage d’affaires. Ensuite, réservez vos trajets et vos hébergements. Il existe une multitude de façons de voyager (avion, train, bus, taxi, jet privé, etc.) En ce qui concerne les hébergements, l’hôtel est le moyen de logement le plus répandu pour les déplacements professionnels. Enfin, préparez tous vos documents importants. N’oubliez pas vos dossiers, contrats, documents d’entreprise (carte de visite, plaquettes…) et surtout carte d’identité.

Faire appel à une agence évènementielle pour organiser un voyage d’affaires

L’organisation d’un voyage d’affaires ou d’un déplacement professionnels de longue durée n’ait pas si simple à placer dans votre agenda entre vos rendez-vous ?

Afin de vous faire gagner du temps, les agences événementielles telle que Alpes Evénements peuvent prendre en charge tout ou une partie de l’organisation de celui-ci.  

Notre but est de planifier ce déplacement professionnel en France ou à l’étranger pour vous faciliter la tâche. En effet, pour porter ses fruits, le voyage d’affaires doit être soigneusement planifié. Pour cela, vous aurez besoin de l’aide d’un spécialiste dans ce domaine.

En tant qu’agence événementielle, nous avons l’habitude d’organiser et coordonner votre planning afin de faciliter les déplacements tout en respectant votre budget.

En externalisant l’organisation de votre voyage d’affaires auprès d’un professionnel, vous avez l’assurance d’avoir :

·      Un gain de temps : il n’est pas toujours évident de trouver du temps entre deux rendez-vous pour organiser ce voyage, c'est pourquoi on s'occupe de tout.

·      Un budget respecté : un déplacement professionnel nécessite un certain coût, c’est pour cela qu’on veillera à respecter parfaitement votre budget en comparant et négociant les meilleurs tarifs pour votre entreprise.

·      Des conseils et recommandations : notre agence événementielle est qualifiée dans ce domaine, nous avons l'habitude d'organiser des voyages d'affaires. Nous pourrons donc vous donner les meilleurs conseils pour le bon déroulement de votre voyage d’affaires.

Les prestations que nous vous proposons dans le cadre de votre déplacement professionnel.

Pour ce type d’activité, nous pouvons vous aider sur une multitude de points.

Le transport : Nous prenons en charge la réservation de vos transports. Que ce soit en train, bus, avions, jet privé ou voiture avec ou sans chauffeurs, on s’occupe de tout.

Les transferts : parfois les voyages d’affaires nécessitent plusieurs transports. C’est pourquoi on vous propose d’organiser les transferts d’un moyen de transport à l’autre afin que vous n’ayez pas à vous en soucier. Nous vous détaillerons les temps de trajet et les itinéraires les plus appropriés pour vous faire gagner du temps.

Les réservations d’hôtels et restaurants : En tant qu’agence événementielle, nous travaillons en étroite collaboration avec les hôtels et restaurants, ce qui nous permet de trouver le lieu idéal autant pour l’emplacement que pour la qualité de la prestation choisie et cela au meilleur prix. En effet, nous établissons avec les hôtels et sites des relations privilégiées afin de négocier les meilleurs tarifs pour vous.

Les réservations de salles de séminaire, salle des congrès ou domaine événementielle : tout comme les hôtels, notre carnet d’adresses en ce qui concerne les lieux événementiels est bien rempli et nous savons exactement qui contacter pour que vous puissiez avoir le lieu adapté à votre demande.

Proposition d’activités ou team-building lors du voyage d’affaires : lorsque le voyage d’affaires dure sur plusieurs jours, il est appréciable de profiter de celui-ci pour se détendre. Nous pouvons vous proposer une multitude d’activités pour que vous puissiez en profiter. Que ce soit des programmes ou guide pour découvrir la ville, des activités détentes tels que des spas ou des team-building en équipe, nous sommes là pour être force de proposition et répondre au mieux à vos demandes.

Les réservations de prestations haut de gamme : notre agence Alpes événements à la particularité de travailler avec des prestataires de qualité et de confiance.

Nous pouvons mettre à vos dispositions certains de nos prestataires haut de gamme pour votre voyage d’affaires. Si vous souhaitez un jet privé pour vos voyages ou des véhicules de transfert haut de gamme, nous avons les prestataires adaptés à votre demande.

La gestion du planning : suite à toutes les réservations que nous aurons fait en votre nom, nous vous organiserons une feuille de route et un planning avec les contacts sur place afin que vous n’ayez à vous soucier de rien et partir en voyage d’affaires l’esprit léger.  

Pour plus d'informations ou une demande de devis, n'hésitez pas à nous envoyer un mail ou a répondre au formulaire de contact ci-dessous.