Organiser une convention ou un congrès en Rhône Alpes 

Quelle est la différence entre une convention et un congrès ?

Pourquoi créer cet événement ?

Cet événement permet de réunir de nombreux professionnels lors d’un même événement. C’est l’occasion de les faire discuter et débattre sur des sujets pertinents. De plus, les congrès permettent de communiquer des messages importants. Ils peuvent aussi être l’occasion de lancer des actions importantes comme présenter les nouveautés, diffuser des expériences, former des professionnels. Enfin, comme tout événement, celui-ci permet d’améliorer l’image des organismes organisateurs/entreprises.

Laissez ainsi notre agence prendre en charge votre événement. Grâce à notre savoir-faire et notre énergie, nous réussirons à créer événement qui vous ressemble. 

Comment organiser une convention ou un congrès ?

Des événements de cette ampleur demandent souvent du temps et une bonne gestion de l'organisation. Il y a des points à ne pas négliger pour que l'événement soit réussi et soit à la hauteur des attentes de votre entreprise.

• Cible, objectifs, message : Il est primordial de définir la cible, les objectifs et le message à transmettre. En effet, c’est la base du travail avant de pouvoir commencer à créer l’événement. C’est ce qui va conditionner l’impact de l’événement.

• Budget : Définir le budget est la deuxième étape indispensable. En effet, avant d’entreprendre toute organisation il faut définir un budget afin de faire des propositions adaptées au budget.

• Intervenants : Le choix des intervenants est aussi fondamental car ils vont influer sur la motivation des participants à se rendre au congrès, et sur son déroulement.

• Lieu : Le choix du lieu est aussi important. Il faut un lieu qui remplit les conditions nécessaire : capacité d’accueil, agencement, privatisation possible etc. Proposer un événement hors des locaux de l’entreprise est parfois plus agréable car cela permet de changer d’environnement tout en restant dans le professionnalisme. 

• Liste des invités : Etablir une liste d’invité est utile. Cela permet de balayer la cible et de bien choisir les bons participants en fonction du message souhaitant être transmis. Il faut préparer celle-ci plusieurs semaines voire mois en avance pour avoir le temps d’envoyer les invitations (par voie postale ou email).

• Programmer l'événement : Elaborez le programme de l’événement en avance est un gain de temps. Etablir un rétroplanning permet d’assurer le bon déroulé des différentes étapes du projet. De plus en créant un programme du déroulement du congrès, les participants auront connaissance  des horaires des réunions, des repas, des temps de pause ainsi que celle des différentes activités…

• Animations et Activités : Le choix des animations, des activités et du traiteur, est primordial pour que l’événement soit réussi. Il faut ainsi y réfléchir au préalable pour ne pas avoir de mauvaises surprises.

• Communiquer sur votre événement : pour un événement professionnel réussi, la communication est primordiale. Prévenez vos convives quelques semaines à l’avance pour être sûr qu’ils soient présents.

La communication concerne également le post-évènement en envoyant un mail de remerciement par exemple.



Quels dispositifs ?

L'accueil :

Pour que votre événement soit une réussite, il faut proposer des activités et animations originales. Ainsi, premièrement, il faut prévoir le traiteur. Dans ce genre d’événements, il faut pouvoir se désaltérer et grignoter. De belles tables traiteurs avec cocktails, sweet tables, cocktail dinatoire, rendent directement l’événement plus intéressant. Pour une ambiance un peu plus sérieuse et classe, un diner à table peut aussi être prévu.

Par ailleurs, nous pouvons vous proposer d’accueillir les invités avec un panier de bienvenue et des goodies. En effet, recevoir un petit présent, tel qu’un totebag avec une belle bouteille isotherme ou un beau t-shirt, fait directement plaisir aux participants, et montre l’intérêt qu’il leur est porté. De plus, personnalisés aux couleurs de l’entreprise, cela permet aussi de valoriser son image.

Enfin, il est aussi nécessaire de prévoir une régie technique qualifiée. En effet, lors d’un congrès, il y a souvent des projections sur fonds, des lumières, de la musique. Ainsi, il est indispensable de se munir de professionnels du domaine.

Les animations :

Concernant les animations, un congrès restant un événement au caractère important et plutôt sérieux, il faut choisir les bonnes activités. Cependant, les congrès, se déroulant souvent sur plusieurs jours, des activités plus ludiques peuvent être proposées aux convives.

Ainsi, des spectacles de magie, de musique ou comiques peuvent beaucoup plaire. En effet, ce sont des spectacles réalisés par des professionnels, qui suscitent souvent l’intérêt, car on y passe du bon temps. Cela permet de décompresser et de rapprocher les participants.

De plus, il est important que les participants se sentent utiles et qu'ils soient stimulés. Ainsi, proposer des jeux participatif est aussi une idée intéressante. Des quiz interactifs sur papier ou en digital sur smartphone, format plus simple lorsqu’on est nombreux, ou encore des jeux casino et lotos, feront sensations auprès des invités qui pourront passée un moment amusant et convivial, dans la bonne humeur. Pour cela, des animateurs professionnels pourront être appelés.

Par ailleurs, pour un côté toujours plus classe, on peut proposer une soirée gala, avec danseurs, diner gastronomique et orchestre musicale. Un diner gastronomique dans un bon restaurant ou dans un lieu paradisiaque peu aussi séduire les convives. Les amateurs de gourmandises seront ainsi ravis. Par ailleurs, c'est aussi l'occasion de faire découvrir un peu plus l’environnement et la région où se situe votre entreprise.

Enfin, lorsque le congrès a lieu pour la présentation d’un nouveau produit, on peut aussi prévoir un temps où les participants peuvent tester le produit. Ainsi, si celui-ci est alimentaire, des dégustations peuvent être organisées. Ou encore, si celui-ci est technologique, des petits stands avec des activités autour de ce domaine (réalité virtuelle…)

Ainsi, avec tous ces préparatifs, le congrès ne pourra être que réussi.

Faites confiance à notre agence Alpes Evénements pour vous accompagner tout au long de la conception de votre événement, pour que celui-ci soit unique et mémorable. 

Pourquoi faire appel à Alpes Evénements pour l’organisation de votre congrès ou convention ?

Contacter une agence comme Alpes Evénements afin d’organiser votre événement professionnel est pour vous un gage de sécurité. En effet, faire confiance à une équipe expérimentée pour vous conseiller et vous apporter des idées vous permet de réussir l’organisation de votre événement sans accroc.

Que ce soit pour l’organisation totale de votre événement ou pour déléguer une partie du travail, Alpes Evénement est présente pour la réussite de votre congrès ou convention.

Nous nous occupons de gérer les différentes tâches de votre événement : logistique, transport et transfert, choix du lieu, hébergement, choix des activités…etc.

Déléguer l’organisation de votre congrès ou convention auprès d’un professionnel, vous permet d’avoir :

Un gain de temps considérable : il n’est pas toujours évident de trouver le temps d’organiser un événement de cette ampleur, regroupant un grand nombre de personnes. C’est pourquoi Alpes Evénements s’occupe de tout

Le respect d’un budget : respecter un budget est au cœur de notre attention, c’est pourquoi nous veillons à respecter le vôtre en comparant et négociant les meilleurs tarifs pour votre société

Des prestataires qui répondent à vos attentes : notre agence vous conseillera les prestataires qui répondent le mieux à vos besoins.

N’hésitez plus et contactez Alpes Evénements pour une organisation sur mesure et efficace.